Comfandi en su calidad de comercializador de planes turísticos, solo se encarga del recaudo del dinero en las reservas efectuadas según la fecha disponible; lo correspondiente a la operación, intermediación, penalidades, y prestación de los servicios turísticos se realiza mediante agencias operadoras de turismo previamente validadas y seleccionadas.
SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN
✓ En caso de adquirir el servicio cotizado y proceda a realizar la confirmación mediante pago u orden de compra según sea el caso, se entiende que efectivamente leyó, comprendió y aceptó lo establecido en este reglamento de turismo, toda vez que se está dando a conocer el mismo de forma previa a la decisión de compra por nuestros diferentes canales de venta.
✓ Para solicitar la cotización, la empresa debe contactarse con el ejecutivo empresarial asignado indicando la siguiente información requerida: destino a visitar, lugar de salida, fecha del servicio, número de personas, y requerimientos adicionales como decoración, recreación, alimentación adicional, rutas, infraestructura, souvenires entre otros. Nota: Los tiempos de respuesta de la cotización pueden variar dependiendo de la solicitud, rutas, tiempos de respuesta del destino y logística requerida para el desarrollo del servicio.
✓ La empresa debe validar con el ejecutivo empresarial asignado su modalidad actual de pago, con el fin de realizar los procesos pertinentes en la confirmación.
✓ Se debe tener en cuenta que los subsidios en las tarifas solo aplican para los afiliados categorías A y B, estas categorías para los servicios sociales están definidas en el artículo 5 del Decreto 827 de 2003:
"Categorías tarifarias para los servicios sociales de las Cajas de Compensación Familiar. Se establecen las siguientes categorías tarifarias con base en el nivel salarial:
1. Categoría A. Hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes.
2. Categoría B. Más de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes y hasta cuatro salarios mínimos legales mensuales vigentes.
3. Categoría C. Más de cuatro salarios mínimos legales mensuales vigentes.
4. Categoría D. Particulares. Categoría de no afiliado a la Caja".
✓ A su vez teniendo en cuenta la circular 19 en el numeral 4.3 se pueden facturar a las empresas los servicios subsidiados:
"Generación de subsidio a la demanda en el uso de los servicios sociales por afiliados A y B cuando el pago de la tarifa categorizada lo realiza un tercero.
Sin perjuicio de que la tarifa subsidiada la pague un tercero, el subsidio a la demanda se generará, siempre y cuando se den las siguientes condiciones:
Se pueda individualizar el uso e identificar el afiliado de categoría A y B beneficiario del subsidio. Sin perjuicio que el pago de los servicios ofrecidos a la población afiliada lo realice un tercero, las Cajas de Compensación Familiar, deberán realizar la individualización del afiliado que utiliza dichos servicios, a fin de garantizar que la aplicación del subsidio a la demanda se realice sobre los afiliados de categorías A y B".
✓ Para las cotizaciones de servicios subsidiados en exclusiva (servicios que se realizan en una fecha específica solo para la empresa contratante) se debe tener en cuenta que los grupos deberán ser de mínimo 35 personas por bus y máximo 36 personas, así mismo que el destino tiene una capacidad máxima de visitantes por día, la cual se notificará en el momento de recibir la solicitud.
✓ Para las cotizaciones de servicios subsidiados en convocatoria (servicios que se realizan en una fecha programada y abierta al público) Comfandi cuenta con un cronograma de fechas establecidas para las salidas turísticas, si la empresa requiere reservar algunos cupos, deberá informar al ejecutivo empresarial sobre esta solicitud para que el equipo de turismo realice la validación de disponibilidad.
✓ Los planes turísticos que se encuentren con tarifas subsidiadas, no podrán ser modificados en su contenido. En caso de requerirse cambio en la cantidad de personas cotizadas o especificación del plan, debe realizarse la cotización nuevamente.
✓ Los destinos tienen una capacidad máxima de aforo por día, la cual se notificará al momento de recibir la solicitud.
✓ El otorgamiento del subsidio estará condicionado a la disponibilidad de recursos y se debe validar antes de la confirmación del servicio.
✓ La cotización no garantiza el otorgamiento del subsidio.
✓ Las tarifas son sujetas a cambio sin previo aviso.
CONFIRMACIÓN DEL SERVICIO
✓ El ejecutivo empresarial recibirá la solicitud de confirmación mediante correo electrónico por parte de la empresa, en donde se confirme de acuerdo con la cotización realizada: destino a visitar, lugar de salida, fecha del servicio, número de personas, y requerimientos adicionales si diera lugar a ello como decoración, recreación, alimentación adicional, rutas, infraestructura, souvenirs entre otros.
✓ En caso de servicios exclusivos para la empresa, esta deberá notificar al momento de la confirmación del servicio la información correcta de email y números de teléfono para contactarlos, así como los datos de la persona encargada de la empresa con la que se generará la logística y el responsable del grupo; en caso de los servicios de convocatoria de Comfandi, la empresa deberá remitir la información de contacto de cada titular de la reserva.
✓ La confirmación de los servicios tendrá los siguientes tiempos establecidos: Cuando es pasadía (actividad de un solo día) se requiere la confirmación del servicio con 15 días hábiles previos a la salida. Cuando es un plan turístico con alojamiento (actividad turística de más de un día), con los 25 días hábiles previos a la salida sujeto a la disponibilidad del destino. Nota: Se debe tener en cuenta que los planes con alojamiento no aplican para subsidio, es por esto que se entregará tarifa empresarial sin categorizar.
✓ Las reservas se realizan con los siguientes datos: nombre completo, documento de identidad y fecha de nacimiento de todos los usuarios que asistirán al servicio turístico. Comfandi no se hace responsable de información errada que haya suministrado la empresa en cuanto nombre y números de documentos, fecha de la reserva e información necesaria para emitir la reserva.
✓ Para servicios subsidiados el listado que entrega la empresa será validado por el ejecutivo empresarial, confirmando la categoría de cada usuario, que permita verificar el valor final a pagar.
✓ Los listados finales de participantes cuando se tiene un solo punto de partida deberán ser enviados máximo hasta con 4 días hábiles antes de la salida del plan turístico. Si se tienen diferentes puntos de salida estos listados se deberán enviar hasta con 8 días hábiles antes de la salida.
✓ Si la empresa tiene pago de contado debe adjuntar el soporte de pago exitoso, con el fin de gestionar su solicitud, si para la facturación del servicio se requiere orden de compra, debe ser notificada y gestionada dentro del mes en que se prestará el servicio, para cumplir con el respectivo cierre de facturación.
✓ El pago de la reserva será exclusivamente para la convocatoria de la fecha, hora y lugar que reservó y en los puntos autorizados para este proceso que indica Comfandi en la cotización, de acuerdo con las formas de pago pactadas. Comfandi no se responsabiliza por pagos generados a terceros y/o personas ajenas a la organización.
✓ En caso de que se requiera por parte de la empresa de cambios de pasajeros por motivos de salud (incapacidad médica y/o licencias) se debe de presentar soporte el cual se validará con la agencia operadora si es viable o no la modificación, teniendo en cuenta la respectiva activación de la asistencia médica y la logística del servicio.
CONDICIONES ESPECIALES DE LA RESERVA:
✓ La agencia operadora de turismo se reserva el derecho de hacer cambios en el itinerario, fechas de viaje, hoteles de similar o superior categoría, transporte y los demás que sean necesarios para garantizar el éxito del viaje. En tal caso, ello se informará a la empresa de forma oportuna.
✓ Salvo manifestación expresa en contrario en las condiciones del plan turístico, y de conformidad con lo consagrado en el numeral 3 del artículo 4 decreto 2438 de 2010, Comfandi, sus operadores y agentes no asumen responsabilidad por eventos tales como cierre de vías, cambios en itinerarios de vuelos, accidentes, huelgas, asonadas, terremotos, fenómenos climáticos o naturales, condiciones de seguridad, factores políticos, negación de permisos de ingreso, asuntos de salubridad y cualquier otro caso de fuerza mayor o caso fortuito que pudiere ocurrir antes y durante del viaje y solo se comprometerán prestar los servicios y a hacer las devoluciones de que trata el Decreto 2438 de 2010, según el caso.
✓ La agencia operadora de turismo asignada no se responsabiliza y no responde por cambios posteriores ó imprevistos que efectúen los prestadores del servicio, por lo que, si por fuerza mayor o caso fortuito no pudieran proporcionar parcial o totalmente los mismos, sólo se gestionará por parte de la empresa el reembolso del importe que proceda con exclusión de cualquier otro compromiso, art. 63 ley 300/96.
✓ Para los servicios reservados en la programación de convocatoria en caso de no completar el mínimo de participantes establecidos, o por causa de fuerza mayor, la agencia operadora de turismo se reserva el derecho de cancelar dicha actividad.
✓ Los menores de edad no podrán viajar en los programas de turismo sin la compañía de un adulto responsable. Para el caso de menores de edad que no asistan con sus padres, los acudientes del menor deberán presentar carta firmada y autenticada con los números de contacto de los padres y la justificación del motivo de la no asistencia.
✓ Las tarifas son sujetas a cambio sin previo aviso, se respetará la tarifa del plan turístico de quien haya realizado el pago efectivo del servicio.
✓ Cuando una persona con movilidad reducida o de la tercera edad no pueda atender sus necesidades fisiológicas y alimenticias por sí sola, deberá estar acompañado por una persona mayor capaz de atender sus requerimientos mínimos. La empresa y el usuario están en la obligación de informar a Comfandi antes de confirmar la reserva para poder adelantar la gestión pertinente para ofrecer el viaje de forma adecuada, sin embargo, Comfandi no cuenta con servicio de cuidador en sus planes turísticos.
✓ Los cupos de los servicios turísticos son limitados de acuerdo con capacidad de los destinos.
✓ Las tarifas subsidiadas se manejarán hasta agotar el recurso y son sujetas a cambio sin previo aviso.
REPROGRAMACIÓN O CANCELACIÓN DE LA RESERVA
Comfandi como comercializadora, gestionará la reprogramación de la reserva con la agencia operadora de turismo en los siguientes términos:
• El proceso de reprogramación que solicite la empresa genera un cobro de $5.000 pesos por cada persona que se encuentre en la reserva, este requerimiento debe ser solicitado a través del ejecutivo empresarial desde donde se indicará la información para el cobro para el respectivo pago por parte de la empresa, cuando se haya efectuado el pago, la empresa notificará mediante el email la realización del mismo especificando la fecha requerida para validación del cambio y solo será en ese momento en donde se procederá a revisar la disponibilidad de cupos en las fechas requeridas, indicándole por email la viabilidad o confirmación del cambio. Este proceso se debe realizar por cada vez que se requiera la reprogramación de la reserva.
• Pasadías en convocatoria
Para reprogramar o cancelar su reserva y si esta pertenece a un pasadía (actividad de un solo día), cuando la compra sea máxima de 3 cupos se deberá realizar la solicitud de la reprogramación al ejecutivo empresarial hasta con seis (6) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido, de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m. Si la reserva supera los 3 cupos, la solicitud debe realizarse hasta con diez (10) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido.
• Para reprogramar o cancelar su reserva y si esta pertenece a un plan turístico con alojamiento (actividad de convocatoria de más de un día) cuando la compra sea máxima de 3 cupos se deberá realizar la solicitud de la reprogramación al ejecutivo empresarial hasta con veinte (20) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido
Si la reserva supera los 3 cupos, la solicitud debe realizarse hasta con veinticinco (25) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido.
• Pasadías en exclusiva
Para reprogramar o cancelar su reserva y si esta pertenece a un pasadía (actividad de un solo día), cuando la compra sea máxima de 35 cupos por bus, se deberá realizar la solicitud de la reprogramación al ejecutivo empresarial hasta con doce (12) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido, de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m. Si la reserva supera los 35 cupos por bus, la solicitud debe realizarse hasta con veinte (20) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido.
• Para reprogramar o cancelar su reserva y si esta pertenece a un plan turístico con alojamiento (actividad de más de un día) cuando la compra sea máxima de 35 cupos por bus se deberá realizar la solicitud de la reprogramación al ejecutivo empresarial hasta con treinta (30) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido
Si la reserva supera los 35 cupos por bus, la solicitud debe realizarse hasta con cuarenta (40) días hábiles anteriores a la salida del plan turístico adquirido.
Lo anterior aplica en el evento en el que no se haya realizado ninguna gestión de anticipo al destino o alguna confirmación que afecte la logística de la agencia operadora y está sujeto a disponibilidad del destino.
Las personas a las que desde Comfandi se les haya cancelado el servicio turístico el cual se notifica mediante email al no completar el mínimo de participantes establecidos en la convocatoria, podrán ser reprogramados una única vez.
PENALIDADES EN RESERVAS
Para pasadías en convocatoria
• Si la empresa aplaza o cancela su pasadía (actividad de un solo día) dentro de los 5 días hábiles previos a la salida cuando la compra sea máxima de 3 cupos, se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
• Si la empresa aplaza o cancela su pasadía (actividad de un solo día) dentro de los 9 días hábiles previos a la salida, cuando la compra sea superior a 3 cupos se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
Pasadías en exclusiva
• Si la empresa aplaza o cancela su pasadía (actividad de un solo día) dentro de los 11 días hábiles previos a la salida cuando la compra sea máxima de 35 cupos, se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
• Si la empresa aplaza o cancela su pasadía (actividad de un solo día) dentro de los 19 días hábiles previos a la salida, cuando la compra sea superior a 35 cupos se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
Para planes turísticos con alojamiento en convocatoria
• Si la empresa aplaza o cancela su plan turístico con alojamiento (actividad de más de un día) dentro de los 19 días hábiles previos a la salida cuando la compra sea máxima de 35 cupos, se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
• Si la empresa aplaza o cancela su plan turístico con alojamiento (actividad de más de un día) dentro de los 24 días hábiles previos a la salida, cuando la compra sea superior a 35 cupos se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
Planes turísticos con alojamiento en exclusiva
• Si la empresa aplaza o cancela su plan turístico con alojamiento (actividad de más de un día) dentro de los 29 días hábiles previos a la salida cuando la compra sea máxima de 35 cupos, se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
• Si la empresa aplaza o cancela su plan turístico con alojamiento (actividad de más de un día) dentro de los 39 días hábiles previos a la salida, cuando la compra sea superior a 35 cupos se cobrará como penalidad el 100% del valor pagado.
Nota: Para la solicitud de reintegro de dineros pagados, la empresa deberá tramitar mediante correo electrónico con el ejecutivo empresarial el requerimiento, cumpliendo con los tiempos establecidos en el enunciado REPROGRAMACIÓN O CANCELACIÓN DE LA RESERVA.
La empresa debe asegurar respuesta del ejecutivo. El envío del correo no garantiza gestión ni recepción.
CAMBIOS DE USUARIO(S) EN PLANES TURISTICOS
1. Los cambios de usuarios de pasadías (actividad de un solo día) se podrán realizar única y exclusivamente si tienen la misma categoría y rango de edad del usuario a cambiar, esto se debe al subsidio aplicado por Comfandi que tienen los diferentes planes de acuerdo con la categoría del usuario, estos cambios se podrán solicitar solo hasta con cuatro (4) días hábiles de anticipación de la salida del plan turístico adquirido. Para los cambios de usuarios en un plan turístico con alojamiento (actividad de convocatoria de más de un día) se deben validar los términos y condiciones del servicio, debido a que dependen del operador turístico y del destino.
2. Cuando se requiera realizar un cambio del plan turístico que se compró inicialmente por otro diferente, deberán surtir los procesos operativos correspondientes a los tiempos establecidos para cada servicio teniendo en cuenta la aplicación de subsidio que se realiza por persona en todos los planes, disponibilidad de cupos, destino y los cambios en tarifas que puedan presentarse durante la vigencia.
3. Si la empresa realiza compra de un plan turístico solo se tendrá en cuenta la categoría de los viajeros que arroje el sistema en esa fecha, si posteriormente hay algún cambio no se realizará ajuste en la reserva.
DÍA DE LA CONVOCATORIA (RESERVA)
1. El día de la salida del servicio turístico no se podrán realizar modificaciones de usuarios dado que no se puede generar la asistencia médica en ese momento, la cual es indispensable para la seguridad del viajero.
2. Las personas que no aparezcan en el listado el día de la salida, no se le permite abordar el bus (esto por la importancia de la asistencia médica) y la logística requerida para el servicio.
3. Si el usuario no se presenta con su grupo el día de la salida de la convocatoria (reserva), se aplicará penalidad del 100%, perdiendo el derecho al reembolso, cambio de fecha de la actividad y al cruce con otras reservas de los dineros pagados, como se establece en el artículo 65 ley 300 de 1996.
4. Si el usuario no se presenta a la hora establecida para la salida de los planes turísticos, se asume que no asiste por lo tanto perderá el derecho al reembolso o reprogramación.
5. El usuario será informado por el operador turístico, una vez lleguen a los destinos a visitar, de las horas para el reencuentro, las cuales deberán ser respetados por todos los usuarios del grupo, para no incurrir en demoras en el itinerario pactado, no obstante lo anterior si el usuario tiene una demora superior a los 15 minutos de la hora pactada, la agencia operadora de turismo asignada podrá continuar con el programa turístico y dejar a los usuarios que incumplan con estos horarios, quienes deberán asumir por su cuenta los gastos adicionales que se generen al usuario por este hecho. Se debe tener en cuenta que estos tiempos se acordarán con la empresa contratante previamente con el fin de no afectar el itinerario establecido y disfrute de todo el plan, la empresa contratante asume la responsabilidad de extender tiempos de espera sugeridos y las afectaciones que ello de a lugar en el servicio.
6. Se recomienda el uso permanente de tapabocas en los diferentes medios de transporte si presenta síntomas de afecciones respiratorias.
7. Las salidas de las convocatorias con transporte se harán desde lugar y hora estipulada para cada plan, el cual será informado desde la compra del producto.
8. El cupo es personal e intransferible. Si por alguna razón, una de las personas inscritas inicialmente no puede asistir el día de la convocatoria y es suplantada por otra persona, no se aceptará la asistencia al plan turístico.
9. Todos los usuarios mayores y menores de edad deberán presentar documentos de identidad originales y para el caso de padres que asistan con sus hijos deberán presentar el registro civil de nacimiento. Para el caso de menores de edad que no asistan con sus padres, los acudientes del menor deberán presentar adicional carta firmada y autenticada con los números de contacto de los padres y la justificación del motivo de la no asistencia, de acuerdo con lo anterior los menores de edad no podrán asistir sin un acompañante adulto.
10. Cuando la actividad vaya incluida con transporte terrestre, los buses irán saliendo del lugar y hora estipulada a medida que se va completando el cupo del bus.
11. No se hará asignación de sillas previas a la salida, por lo cual se sugiere presentarse con antelación a la hora indicada.
12. No se permite abordar el transporte a personas que se encuentren bajo los efectos del alcohol o sustancias psicoactivas. Tener en cuenta que la asistencia médica no cubrirá incidentes o accidentes provocados bajo este estado.
13. No se permite el ingreso de: armas, mascotas, alimentos, ni bebidas alcohólicas a los centros recreativos de Comfandi y lugares externos.
14. Las personas asistentes a las convocatorias deberán cumplir con las normas y buen comportamiento establecidos en cada lugar. Es por su seguridad y bienestar.
15. Si llega a presentarse algún incidente durante el desarrollo de la actividad, notificarlo de manera inmediata al coordinador del programa para la activación de la asistencia médica; Si no se reporta oportunamente en el mismo día no tendrá cubrimiento.
16. Si usted toma algún tipo de medicamento específico deberá llevarlo (la agencia operadora no suministra medicamentos).
17. En el destino a visitar, el usuario que por su elección no participe en las actividades programadas dentro del itinerario, no tendrá derecho a cambio, devolución o ajuste.
18. Comfandi y la agencia operadora de turismo asignada no se hacen responsables de accidentes o cualquier situación ajena que le ocurra al usuario fuera de lo establecido en el itinerario.
19. El transporte para el regreso será abordado en el sitio establecido por el coordinador de viaje el cual será informado en el momento de la salida. En los planes terrestres para el retorno se debe abordar el mismo bus en el que llegó (por ningún motivo se admiten cambios), en caso de no regresar en el transporte se debe informar al coordinador de viaje, y firmar el documento respectivo.
20. Por causa de fuerza mayor y seguridad si se presentan eventos o actividades que no permitan el regreso al punto de partida se buscará un sitio alterno o cercano para el descenso de los viajeros. Los puntos de abordaje de buses serán sólo en los sitios autorizados y previamente notificados por Comfandi, previamente a lo acordado con el coordinador de la empresa contratante.
21. La tarjeta de asistencia médica no presenta cobertura en deportes extremos (rafting, rappel, parapente, espeleología, canyoning, trekking, montañismo, torrentismo, bungee, jumping, surf, windsurf, kitesurf wakeboard, kitesurf, sunfish, katesurf y el windsurf ski, jet ski, buceo y todos los relacionados con este género).
22. La autoridad de los guías no será discutida en ninguna circunstancia por ninguno de los usuarios, ni puesta en duda su capacidad y criterio profesional para tomar una decisión en pro de la seguridad individual o del grupo.
23. Comfandi y la agencia operadora de turismo asignada motivan el respeto entre cada uno de los pasajeros que utilizan nuestros servicios turísticos por lo cual se le(s) solicita evitar discutir, gritar o molestar a los demás pasajeros con aparatos electrónicos a alto volumen (radios, celulares, parlantes etc.) dentro de los buses que realicen el transporte.
Una vez iniciado el viaje, el usuario que por necesidad, enfermedad, voluntad, fuerza mayor o caso fortuito se retire o se vea obligado a retirarse del plan turístico y en consecuencia deba retornar anticipadamente a la ciudad de origen o país de origen, deberá asumir los sobrecostos a que haya lugar por modificaciones de ruta y/o fecha según aplique. En todo caso, los servicios terrestres y complementarios cancelados no serán reembolsados, salvo aquellos autorizados y reintegrados por los directos prestadores de dicho servicio específico.
EN LA AGENCIA DE VIAJES DE TURISMO COMFANDI NOS COMPROMETEMOS CON:
✓ El rechazo a la explotación y el abuso sexual de menores de edad. En el país son sancionados penal y administrativamente conforme a las leyes vigentes. (Ley 679/2001 y Ley 1336/09).
✓ El cumplimiento Código de Conducta RES. 3840 de 2009
✓ La ley 1335 de 2009 por medio de la cual se regula el consumo, venta, publicidad y promoción de cigarrillos, tabaco y sus derivados por un espacio antitabaco.
✓ Ley 599 de 2000 - Código Penal Colombiano
✓ La ley 1482 de 2011 por medio de la cual se garantiza la protección de los derechos de una persona, comunidad o pueblo, vulnerados a través de actos de discriminación
✓ La ley 17 de 1981 que regula el comercio de especies amenazadas de fauna y flora silvestre.
✓ La ley 397 de 1997 por medio de la cual se protege el patrimonio cultural.
Comfandi y las agencias operadoras de turismo asignadas no se responsabilizan por daños, accidentes, lesiones o muerte de usuarios durante las actividades, ocasionadas por causas no imputables (situaciones imprevistas o inevitables) a Comfandi o a las agencias operadoras. La asistencia de los viajeros se hace bajo su exclusiva responsabilidad. Los menores de edad son responsabilidad exclusiva de sus padres o de las personas autorizadas para su cuidado durante el evento, por lo cual, Comfandi o las agencias operadoras no responde por los perjuicios a la salud o integridad física de los menores de edad.
Versión 10 204082025